October 13, 2023
Dear Members,
Last May at the Annual General Meeting of this Society when a new President was not forthcoming, a motion was reluctantly made to wind down and disband our Society after the existing commitments were fulfilled. Should no new leader come forward by the end of the Navan Fair a “caretaker committee” consisting of Gilles Chartrand, Tom McNeely and Ivan Tanner was established to oversee that process.
At about the same time a new Director was being placed in charge of the Cumberland Heritage Village Museum. We have met with Tabitha Renaud, the new Director and are very, very impressed with her. She is most anxious to restore the close links between the Museum, the community at large and the CTHS in particular. She has been working on creating a gift shop and wants to sell CTHS publications at that location. This is an extremely exciting development.
Our attendance at the Navan Fair this year was also very positive as we sold a good number of our books and spoke with many people interested in various aspects of the Townships history.
We have been in correspondence with a couple of prospective new leaders for our organization but within the time frame previously established we have not been able to recruit a new President.
In light of these developments and taking all of the achievements and excellent publications of the Cumberland Township Historical Society, the members of the Caretaker Committee have discussed the situation and would like to offer a proposal for the members of the Society. We propose that the mandate of the Caretaker Committee be changed from winding down the affairs of the Society to continuing to operate it in a modified version until such time as a new President step forward or until such operation is no longer practical.
What would this look like? Members would have to renew their annual membership at the existing cost of $15/year. We would apply for the 2024 operating grant from the City of Ottawa. (our fixed costs are approximately $2,000/year) The Caboose would be put out twice a year. We would continue to reprint existing publications for sale at the Museum/Fair and other existing outlets. We would consider other publications on a case by case basis when offered. For the time being we would not put up any more historical plaques. We would continue to hold our AGM in May of each year and as we are now affiliated with the Historical Society of Ottawa, we have access to their many speakers. We also have access to their numerous pamphlets which we might be able to use for the Caboose.
Where do we go from here? Since our mandate, given by a majority vote at the AGM is to wind down the affairs of the Society, the first thing we have to do is change that. We are hereby inviting all members to a special General Meeting, to be held on Monday, October 23, 2023 at the Maple Hall in Cumberland at 7 p.m. A motion to enable the aforementioned actions and to withdraw the previous instructions would be required.
It is our sincere hope that you are able to attend this special General Meeting and we ask for your support on the motion. It is our sincere feeling that all of the work done by our predecessors in this Society is way too important to be lost. We hope you share that sentiment.
Sincerely,
Gilles, Tom, Ivan
13 octobre 2023
Chers membres,
En mai dernier, lors de l’assemblée générale annuelle de cette société, alors qu’un nouveau président n’était pas venu, une motion a été présentée à contrecœur pour mettre fin et dissoudre notre société une fois les engagements existants remplis. Si aucun nouveau leader ne se présentait d’ici la fin de la Foire de Navan, un « comité intérimaire » composé de Gilles Chartrand, Tom McNeely et Ivan Tanner serait mis sur pied pour superviser ce processus.
À peu près au même moment, un nouveau directeur était chargé du musée du village patrimonial de Cumberland. Nous avons rencontré Tabitha Renaud, la nouvelle directrice et sommes très, très impressionnés par elle. Elle tient à rétablir les liens étroits entre le Musée, la communauté dans son ensemble et le CTHS en particulier. Elle travaille à la création d’une boutique de cadeaux et souhaite vendre les publications du CTHS à cet endroit. Il s’agit d’un développement extrêmement passionnant.
Notre participation à la Foire de Navan cette année a également été très positive puisque nous avons vendu un bon nombre de nos livres et discuté avec de nombreuses personnes intéressées par divers aspects de l’histoire du Canton.
Nous avons correspondu avec quelques nouveaux dirigeants potentiels pour notre organisation, mais dans le délai précédemment établi, nous n’avons pas été en mesure de recruter un nouveau président.
À la lumière de ces développements et prenant en compte toutes les réalisations et les excellentes publications de la Société historique du canton de Cumberland, les membres du Comité intérimaire ont discuté de la situation et aimeraient proposer une proposition aux membres de la Société. Nous proposons que le mandat du comité intérimaire soit modifié, passant de la liquidation des affaires de la Société à la poursuite de son fonctionnement dans une version modifiée jusqu’à ce qu’un nouveau président se présente ou jusqu’à ce qu’une telle opération ne soit plus pratique.
À quoi cela ressemblerait-il ? Les membres devraient renouveler leur adhésion annuelle au coût actuel de 15 $/an. Nous demanderions la subvention de fonctionnement 2024 à la Ville d’Ottawa. (nos coûts fixes sont d’environ 2 000 $/an) Le Caboose serait mis en sortie deux fois par an. Nous continuerons à réimprimer les publications existantes pour les vendre au Musée/Foire et dans d’autres points de vente existants. Nous examinerions d’autres publications au cas par cas lorsqu’elles seraient proposées. Pour l’instant, nous n’apposerons plus de plaques historiques. Nous continuerons de tenir notre AGA en mai de chaque année et comme nous sommes maintenant affiliés à la Société historique d’Ottawa, nous avons accès à leurs nombreux conférenciers. Nous avons également accès à leurs nombreux dépliants que nous pourrions peut-être utiliser pour le Caboose.
Où allons-nous à partir d’ici? Puisque notre mandat, donné par un vote majoritaire à l’AGA, est de mettre un terme aux affaires de la Société, la première chose que nous devons faire est de changer cela. Nous invitons par la présente tous les membres à une assemblée générale extraordinaire, qui se tiendra le lundi octobre 23, 2023 au Maple Hall a Cumberland à 19 heures. Une motion visant à permettre les actions susmentionnées et à retirer les instructions précédentes serait nécessaire.
Nous espérons sincèrement que vous pourrez assister à cette assemblée générale extraordinaire et nous sollicitons votre soutien sur la motion. Nous avons le sentiment sincère que tout le travail accompli par nos prédécesseurs dans cette Société est bien trop important pour être perdu. Nous espérons que vous partagez ce sentiment.
Sincèrement,
Gilles, Tom, Ivan